Общий почтовый ящик получает запросы на коммерческие предложения, служебные уведомления и письма, которым нужен ручной разбор. Если всё остаётся в одном списке, важный запрос легко пропустить, а время менеджера уходит на сортировку. Мы разработали приложение для Битрикс24, которое сначала применяет точные правила, затем подключает ИИ и передаёт запросы КП в CRM. В разработке использовали подход быстрых итераций с ИИ — вайб-кодинг.
Задача проекта
Нужно было не просто разложить письма по папкам, а выстроить надёжную очередь обработки: отделить запросы КП от уведомлений, извлечь сведения из текста и вложений, сопоставить отправителя с компанией в CRM и назначить лид подходящему менеджеру. Неоднозначные письма должны оставаться видимыми для человека, а не исчезать из процесса.
Как устроена сортировка
Администратор создаёт в приложении категории и связывает каждую с существующей папкой почтового ящика. Минимальный набор — «Запросы КП», «Ручной разбор» и «Уведомления (no-reply)». Порядок категорий задаёт очередность проверки. Папку no-reply ставят в конец: с таких адресов могут приходить полезные уведомления, в том числе с тендерных площадок.
Для каждой категории можно указать название папки, ключевые слова, домены отправителей, регулярные выражения и описание для ИИ. Домен, слово или совпадение с регулярным выражением — явное правило: при его срабатывании письмо сразу попадает в соответствующую папку. Так предсказуемые случаи обрабатываются без вызова ИИ.
Если явных признаков нет, ИИ сравнивает текст письма с описаниями категорий. Когда текста недостаточно, он анализирует вложения. Если и после этого категория не определена, письмо направляется в обязательную папку ручного разбора. Человек может обработать исключение, не теряя исходное сообщение.
Особый сценарий: запрос коммерческого предложения
Для писем категории «Запросы КП» приложение анализирует и текст, и вложения, чтобы собрать данные заявки:
- ИНН и название организации;
- перечень запрошенных позиций;
- количество, единицы измерения и дополнительные характеристики.
Проверки защищают CRM от ложных совпадений. Число считается ИНН только рядом с явной меткой «ИНН»: случайные длинные числа, номера заказов, документов и ГОСТов не подходят. Название организации сначала ищется в теме и теле письма, затем во вложениях. Для известных нерелевантных организаций и ИНН предусмотрен список исключений.
После извлечения данных приложение отдельно ищет компанию в CRM по ИНН и по названию. Если найдены оба признака, выбирается пересечение результатов. Если они указывают на разные компании, фиксируется противоречие; если подходящих компаний несколько, письмо отправляется на ручную проверку. Это не позволяет молча привязать заявку к случайному контрагенту.
В рабочем режиме по запросам КП создаются лиды. Извлечённые позиции сохраняются в базе данных и доступны для выгрузки в Excel, чтобы менеджеру не приходилось вручную переписывать состав заявки.
Приоритет и распределение лидов
Система присваивает лиду приоритет по истории компании в CRM:
- P1 — новая компания. Компания не найдена либо поиск по ИНН и названию дал противоречие. В рабочем режиме менеджер получает сообщение в чат, а для ответа запускается SLA 30 минут.
- P2 — действующий клиент. Компания найдена, у неё есть активная сделка или успешная сделка за последние 365 дней.
- P3 — существующий, но неактивный клиент. Компания найдена, но активных и недавних успешных сделок нет.
Если у найденной компании есть активный ответственный и он не в отпуске, лид получает он. Иначе система выбирает среди активных менеджеров, принимающих новые лиды и доступных сейчас. Для P2 приоритет отдан старшим менеджерам, для P3 — младшим, для P1 рассматриваются все доступные. Внутри подходящей группы выбирается минимальная нагрузка по формуле активные лиды + активные сделки × 3.
Что происходит после остановки сервера
Каждые пять минут приложение повторно просматривает последние 100 писем и проверяет, какие из них ещё не попали в обработку. После возобновления работы такие письма подхватываются автоматически. Глубину повторной проверки можно изменить в настройках под объём почты и ожидаемую длительность простоя.
Результат
Вместо одной неразобранной очереди команда получает понятный маршрут для каждого письма: точные правила, ИИ-анализ сложных случаев и обязательный ручной разбор исключений. Запросы КП превращаются в структурированные лиды с проверенной привязкой к компании, приоритетом и ответственным менеджером. При этом процесс остаётся управляемым: категории и их порядок можно менять без переписывания логики приложения.
